5
Июля
Направление: Сотрудники
Автор: Мария Яблонская
Как минимум один раз в год главного бухгалтера надо отпустить на отдых. Как подготовиться к отпуску главбуха так, чтобы не отрывать его от моря и коктейлей срочными звонками из офиса?
Заранее выберите кандидатуру специалиста, которому передадите дела на время отсутствия. Право подписывать счета-фактуры и первичку можно временно делегировать, опираясь на ФЗ № 402 от 06.12.2011 “О бухгалтерском учете”. Издайте приказ (причина - производственная необходимость). Оформите временную карточку. В ней указаны данные и образец подписи заменяющего лица. Передача полномочий заранее оформляется официально как временное совместительство, перевод сотрудника или замещение.
Временно передоверьте ведение электронного документооборота с налоговой. Заготовьте стандартные варианты отчетов и ответов на простые запросы. Предприятиям на УСН с онлайн-отчетностью достаточно вовремя высылать квитанции в ответ на требования налоговой о предоставлении документов. Подготовьте краткую инструкцию для своего заместителя о том, как проверить письма из ФНС. Настройте уведомления о поступлении новых документов.
Перенесите встречи, мероприятия и не забудьте сообщить о своем отъезде в отпуск ключевым партнерам, клиентам, поставщикам. Дайте им координаты своего заместителя. Предупредите его о тех, с кем необходимо поддерживать активный диалог в случае обращения, кого - переключать на директора или проектного менеджера. В электронной почте и мессенджерах настройте оповещение о том, что вы в отпуске. Стоит сделать переадресацию писем на адрес заместителя. Опытные главбухи советуют на отдыхе вообще не открывать рабочую почту и отключить телефон.
Составьте инструкции на случай непредвиденных ситуаций. Подготовьте заранее письмо для налоговой или образец запроса о продлении сроков ответа на требование. Проинструктируйте подчиненных, как вести себя в случае поступления неожиданных вопросов. Предостерегите своего заместителя как от неоправданных опозданий с ответом, так и от излишней откровенности.
Имейте под рукой контакты опытного налогового юриста на случай срочной консультации. Свои контакты оставляйте только проверенным людям, которые не станут беспокоить вас по пустякам.
Ещё полезные статьи из раздела «Сотрудники»