Доверенность, выданная директором — подводные камни

Нередко руководителю предприятия приходится решать не одну, а две или более задач. Поскольку одновременно находиться в двух местах невозможно, директор выдает доверенность подчиненным или представителям. Таким образом, делегирование полномочий генерального директора через доверенности становится обыденностью, от которой не ожидают неприятностей. Однако недостаток внимания к этой сфере может привести к значительным рискам для компании.

Вот возможные ошибки.

Самые частые ошибки при оформлении доверенности:

• доверенность выдало неуполномоченное лицо;
• не указали обязательные реквизиты;
• неудачные формулировки полномочий доверенного лица;
• не учли нюансы по определению срока действия.

Ошибки возникают из-за отсутствия юридического контроля над процессом. В небольших компаниях нет юридической службы, и доверенности выдают либо бухгалтерия, либо заместитель директора.

Важно: для большей безопасности в случае смены генерального директора отмените выданные им доверенности, не забыв при этом уведомить представителя и третьих лиц.

Чтобы снизить риски, особенно в отношении передоверия полномочий, разработайте и утвердите заранее необходимые формы доверенностей.

Финдиректору, главбуху, руководителю службы персонала и лицам, ответственным за отпуск и приемку материальных ценностей, стоит наладить автоматическое оформление доверенностей.

А что, если директор умер?

Согласно закону, действие доверенности, выданной физическим лицом, прекращается с момента смерти человека, который ее выдал (п.5, ст. 188 ГК РФ). С доверенностями, выданными от лица компании, ситуация не так однозначна. Закон признает стороной такой сделки не лицо (директора), а компанию (п.3, ст. 53 ГК РФ). Поэтому со смертью человека, занимавшего эту должность, действие доверенности сохраняется.

Если доверенность удостоверена нотариусом, можно проверить документ в реестре Федеральной нотариальной палаты по реквизитам.

Часто встречающиеся проблемы при использовании доверенностей:

• компания оплатила товар, но лицо с недействительной доверенностью приняло товар - возникают риски, начиная от необходимости переоформления отгрузочных документов и заканчивая утратой товара;
• товар доставили, но банк не проводит оплату, потому что система не принимает доверенность из-за изменений в базах данных;
• негативные последствия при подаче бухгалтерской, налоговой и других видов отчетности - нарушение сроков и получение штрафов из-за времени, затраченного на переподписание документов.

Для избежания подобных проблем, важно обеспечить должный уровень юридического контроля и внимания к процессу выдачи доверенностей. Рассмотрите возможность привлечения профессионалов в области бухгалтерского сопровождения, которые смогут помочь вашей компании в предотвращении ошибок и минимизации рисков, связанных с использованием доверенностей.